نگهداری اسناد و مدارک سازمانی در داخل پرونده ها و زونکن ها و بایگانی آنها در قفسه ها و اتاقهای سازمان، خطر احتمال از بین رفتن آنها را در اثر عواملی همچون آتشسوزی، سرقت، رطوبت و ... به همراه دارد. سازمانها و شرکت های مبتنی بر فناوری و اطلاعات، دارایی های خود (مستندات و اطلاعات مکتوب) را با روش های مدرن و مبتنی بر فناوری اطلاعات نگهداری می کنند. دسترسی سریع و استفاده بهینه از زمان کاری کارکنان، امنیت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک مهم سازمان، امنیت دسترسی و جلوگیری از دسترسی های غیر مجاز به مستندات طبقه بندی شده، سازماندهی و ایجاد نظام مستندات و مدارک و همچنین کاهش چشم گیر هزینه های کاغذ، چاپ و انتشار مستندات در داخل سازمان از مزیت های سیستم مدیریت مستندات سازمانی شرکت پردازش اطلاعات سوشیان می باشد.